Jak tworzyć dobre zadania? Przewodnik, który może uratować Twój projekt (i związek :))

Dlaczego jasne zadania mają znaczenie

Historia o mleku

SMS od partnera: “Kup mleko”

Stoisz w sklepie. Przed Tobą lodówka z 15 rodzajami mleka.

Pełne czy 2%?
Świeże z lodówki (droższe, krócej się trzyma) czy w kartonie (UHT)?
Zwykłe czy bez laktozy?

Dzwonisz. Nie odbiera. Oczywiście.

Bierzesz jak zwykle: pełne, w kartonie.

W domu, godzinę później:

“Ale ja chciałam 2% bez laktozy…”

Ty: “Skąd miałem wiedzieć?”

Partnerka: “No mówiłam w zeszłym tygodniu że chcę zacząć brać takie”

(Nie pamiętasz. Albo mówiła, ale myślałeś że to na raz, nie na zawsze.)

Klasyczna kłótnia o mleko.

Znasz to uczucie? Frustracja. Strata czasu. Dziwne napięcie przez resztę wieczoru.
A wszystko przez dwa słowa: “kup mleko”.

Kiedy stawka jest wyższa niż mleko

Pomyśl teraz, że to nie mleko. To projekt w pracy. Albo remont domu.
Albo coś, co kosztuje nie 5 zł, ale 50 000 zł.

Weźmy prawdziwą historię:

📦 HISTORIA: NASA MARS CLIMATE ORBITER (1999)

Koszt misji: 327 milionów dolarów

Zadanie: Obliczyć trajektorię lotu sondy na Marsa

Problem: Jeden zespół (NASA) używał jednostek metrycznych (metry).
Drugi zespół (Lockheed Martin) używał imperialnych (stopy, mile).

Nikt tego nie zapisał w specyfikacji zadania.
Wszyscy zakładali, że “przecież to oczywiste”.

Rezultat: Sonda spłonęła w atmosferze Marsa.
327 000 000 $ w błoto.

Co zabrakło w opisie zadania:

❌ Jaki układ jednostek używamy

❌ Kto za co odpowiada

❌ Jak weryfikujemy zgodność danych

Guinness World Records uznał to za najdroższą pomyłkę konwersji jednostek miar w historii.

To nie była sabotaż. Nie głupota. Nie zła wola.

To było po prostu założenie, że “przecież wszyscy wiedzą”.

Ale nie wiedzieli.

Ile to naprawdę kosztuje?

Może myślisz: “No dobra, ale to NASA. U mnie to nie takie kwoty.”

Sprawdźmy.

📊 BADANIA POKAZUJĄ:

Project Management Institute (PMI):

56% projektów upada przez złą komunikację
W dużych firmach (USA) średnio $75 milionów na każdy miliard wydany na projekty jest “w zawieszeniu” przez niejasne zadania

McKinsey & Company:

Produktywność spada o 25% w firmach ze słabą komunikacją
Pracownicy są 5x mniej zaangażowani

Polskie firmy (2022):

~50 000 PLN straty na pracownika rocznie przez chaos komunikacyjny
Pracownicy tracą średnio 7,5 godziny TYGODNIOWO na rozplątywanie nieporozumień i dopytywanie o szczegóły

Policz sobie:

Jeśli zarabiasz 100 zł/h i tracisz 7,5h tygodniowo = 750 zł tygodniowo.
Razy 50 tygodni = 37 500 zł rocznie.

Tylko na zadawanie pytań o rzeczy, które powinny być jasne od początku.

Kiedy źle opisane zadanie zabija ludzi

Może to brzmi dramatycznie. Ale czasem źle sformułowane polecenie naprawdę kosztuje życie.

✈️ HISTORIA: KATASTROFA W TENERIFE (1977)

27 marca 1977. Lotnisko w Tenerife. Gęsta mgła.

Pilot KLM radiuje do wieży: “We are now at takeoff”

Co miał na myśli: “Startujemy TERAZ” (jesteśmy w trakcie)
Co zrozumiała wieża: “Jesteśmy NA pozycji startowej” (czekamy)

W tym samym czasie na pasie był drugi samolot (Pan Am).

Rezultat: Zderzenie dwóch Boeingów 747.
583 osoby nie żyją.
Największa katastrofa lotnicza w historii.

Co poszło nie tak:

❌ Niejednoznaczne sformułowanie (“at takeoff” = pozycja? akcja?)

❌ Brak potwierdzenia zrozumienia

❌ Presja czasu (pilot się spieszył)

❌ Brak procedury “repeat back” (powtórz co usłyszałeś)

Trzy słowa. Jedno nieporozumienie.

W lotnictwie od tamtej pory wprowadzono żelazną zasadę:
ZAWSZE powtarzasz polecenie własnymi słowami, żeby upewnić się, że zrozumiałeś.

A w życiu codziennym? W pracy? W domu?

Nadal wysyłamy “kup mleko” i “zrób to” i dziwimy się, że wychodzą problemy.

Prawda jest prosta

Źle opisane zadanie to nie detal. To bomba zegarowa.

Może wybuchnąć małą kłótnią (mleko).
Może wybuchnąć stratą pieniędzy (NASA).
Może wybuchnąć tragedią (Tenerife).

Ale zawsze wybuchnie.

Dobra wiadomość?

To najłatwiejszy problem do rozwiązania na świecie.

Wystarczy 5 minut więcej na jasne opisanie zadania.

Jak tworzyć zadania, które nie kończą się katastrofą

Teraz konkretnie: co musi zawierać zadanie, żeby nie zostawić miejsca na zgadywanie.

Nie ważne czy to lista zakupów, czy projekt za milion złotych – zasady są te same.

1. TYTUŁ – Pierwszy kontakt

Dobry tytuł odpowiada na pytanie: CO ma być zrobione i JAKI ma być efekt?

❌ ŹLE:

“Naprawić przycisk”
“Newsletter”
“Spotkanie z klientem”

Dlaczego źle?
Bo to nie mówi NIC. Który przycisk? Co z nim nie tak? Który klient?

✅ DOBRZE:

“Przycisk ‘Usuń z koszyka’ – powinien usuwać tylko jeden produkt (teraz usuwa wszystkie)”
“Newsletter promocyjny na Black Friday – do wysłania 20.11, segmenty: klienci VIP”
“Spotkanie z klientem Kowalski – finalizacja umowy, przygotować cennik”

Widzisz różnicę?

Dobry tytuł = ktoś patrzy na listę zadań i OD RAZU wie:

Co to jest
Dlaczego to ważne
Czy to jego działka

💡 ZASADA:

Zacznij tytuł od czasownika (zrobić, wysłać, naprawić, przygotować).
Dodaj kontekst (który? co? dla kogo?).
Dodaj rezultat (jak ma wyglądać świat po wykonaniu).

2. OPIS – Serce zadania

Tutaj odpowiadasz na 6 kluczowych pytań:

📋 6 PYTAŃ, BEZ KTÓRYCH NIE MA DOBREGO ZADANIA

CO dokładnie trzeba zrobić?

DLACZEGO to robimy? (jaki problem rozwiązujemy / cel osiągamy)

KTO ma to zrobić? (lub kogo można zapytać o pomoc)

KIEDY to ma być gotowe?

JAK poznamy, że to jest UKOŃCZONE? (kryteria akceptacji)

GDZIE znajdę dodatkowe materiały? (screeny, linki, notatki)

Przykład ŹLE opisanego zadania:

❌ “Zrób grafikę do posta”

Co to znaczy?

Jaki post? Na jaką platformę? (Instagram? LinkedIn? Facebook?)
Jaki rozmiar? (kwadrat? panorama? stories?)
Jaka estetyka? (minimalistyczna? kolorowa? z tekstem czy bez?)
Kiedy ma być?
Co ma być na grafice?

Wykonawca musi ZGADYWAĆ. Albo zadać 10 pytań. Albo zrobić źle i przerabiać.

Przykład DOBRZE opisanego zadania:

✅ “Grafika na Instagram – post promocyjny o nowym kursie”

OPIS:

Problem/Cel:
Startujemy z nowym kursem “Produktywność w pracy” 15 listopada.
Potrzebujemy posta na Instagram, który przyciągnie uwagę przedsiębiorców.

Co ma zawierać:

Tytuł kursu: “Produktywność w pracy”
Hasło: “Zyskaj 10 godzin tygodniowo”
Datę startu: 15.11.2024
Call to action: “Link w bio”

Wymagania techniczne:

Format: kwadrat 1080x1080px
Estetyka: minimalistyczna, nasze kolory (niebieski + biały)
Plik do eksportu: PNG, max 5MB

Inspiracje:

[załącznik: 3 przykłady postów które nam się podobają]

Deadline: 10 listopada (musimy zdążyć przed kampanią)

Kryteria ukończenia (kiedy mogę zaznaczyć ✅):

☐ Grafika pasuje do naszego brand booka
☐ Wszystkie teksty są czytelne na telefonie
☐ Plik gotowy do publikacji
☐ Zaakceptowany przez managera (Anna)

Kontakt w razie pytań: Tomek (content manager)

Widzisz różnicę?

Pierwsze zadanie = 15 minut na zrozumienie + 10 pytań + ryzyko pomyłki
Drugie zadanie = od razu wiadomo co robić

💡 ZASADA:

Pisz opis dla kogoś, kto nie był na spotkaniu, nie czytał wcześniejszych maili i widzi to zadanie pierwszy raz w życiu.

Jeśli TEN ktoś zrozumie – zadanie jest dobre.

3. PRIORYTET – Co najpierw?

Nie każde zadanie jest pilne. Nie każde jest ważne.

Ale jeśli wszystko jest “pilne” = nic nie jest pilne.

🎯 JAK OKREŚLAĆ PRIORYTET

🔴 PILNE (Najwyższy priorytet)

= Jeśli tego nie zrobimy DZIŚ, będzie konkretna szkoda

Przykłady:

Awaria strony (klienci nie mogą kupić)

Deadline umowny z karą finansową

Krytyczny błąd w produkcie (dane klientów zagrożone)

🟠 WAŻNE (Wysoki priorytet)

= Ma duży wpływ, ale mamy kilka dni na zrobienie

Przykłady:

Funkcja potrzebna do premiery za tydzień

Raport dla zarządu (termin: piątek)

Uciążliwy błąd (ale system działa)

🟡 NORMALNE (Średni priorytet)

= Dobrze by było zrobić, ale świat się nie zawali

Przykłady:

Usprawnienia UX

Drobne poprawki wizualne

Dokumentacja do napisania

🟢 KIEDYŚ (Niski priorytet)

= Fajnie by było, ale może poczekać miesiącami

Przykłady:

Pomysły na przyszłość

Eksperymenty “a co jeśli?”

Porządki w starym kodzie

💡 ZASADA:

Pytaj się: “Co się stanie jeśli tego nie zrobimy?”

Ktoś straci pieniądze/zdrowie/czas? → PILNE

Projekt się opóźni / klient będzie niezadowolony? → WAŻNE

Nic strasznego, ale będzie lepiej? → NORMALNE

Nawet nie zauważymy przez rok? → KIEDYŚ

4. TERMIN (DEADLINE) – Kiedy to ma być?

Jeśli zadanie ma konkretny termin – NAPISZ GO.

Ale nie tylko datę. Napisz DLACZEGO ten termin.

❌ ŹLE:

“Deadline: 15 listopada”

✅ DOBRZE:

“Deadline: 15 listopada (bo 20.11 startuje kampania i grafika musi być już wrzucona)”

Dlaczego to ważne?

Bo jeśli ktoś wie DLACZEGO, to:

Rozumie czy deadline jest elastyczny czy żelazny
Wie czy można poprosić o przedłużenie (i o ile)
Wie co się stanie jeśli nie zdąży (a może da się ten termin przenieść?)

💡 ZASADA:

Zawsze lepiej dać sobie 20% zapasu czasowego.
Nie obiecuj “zrobię w 2 dni” jeśli nie masz pewności.

Ludzie wolą usłyszeć “zrobię w 5 dni” i dostać w 4,
niż usłyszeć “2 dni” i czekać 6.

5. ZAŁĄCZNIKI – Obraz wart 1000 słów

Czasem łatwiej pokazać niż opisać.

Jeśli zadanie dotyczy:

Błędu na stronie → ZRÓB SCREENSHOT z zaznaczeniem problemu
Nowej funkcji → Pokaż PRZYKŁAD z innej strony/apki
Layoutu do zrobienia → Dołącz SZKIC (choćby na kartce)
Skomplikowanego procesu → Nagraj KRÓTKI FILMIK (30 sekund)

📸 JAK ROBIĆ SCREENSHOTY

Windows: Win + Shift + S
Mac: Shift + Cmd + 4 (zaznacz obszar)
Mac: Shift + Cmd + 5 (nagranie ekranu)

Przykład:

Zamiast pisać:
“Przycisk usuń jest za daleko od nazwy produktu i ma zły kolor i jest za mały”

Zrób screena, zaznacz na czerwono i napisz:
“Przycisk usuń – patrz zaznaczenie na screenie. Powinien być bliżej nazwy, większy i w kolorze czerwonym zamiast szarego.”

Oszczędzasz 10 minut tłumaczenia.

💡 ZASADA:

Jeśli coś można pokazać – pokaż. Ale NIE ZAMIAST opisu – jako dodatek.
Obrazek + tekst = idealne combo.

6. KRYTERIA UKOŃCZENIA (Definition of Done)

Najważniejsze pytanie:

“Skąd będę wiedział, że to zadanie jest SKOŃCZONE?”

Brzmi prosto, ale w praktyce to tutaj giną projekty.

Przykład: BEZ KRYTERIÓW

Zadanie: “Popraw formularz kontaktowy”

Developer myśli: Naprawić walidację = DONE
Tester myśli: Przetestować na 3 przeglądarkach = DONE
Manager myśli: Wdrożyć na produkcję = DONE

Rezultat: Wszyscy myślą że ktoś inny coś zrobi. Nic nie jest gotowe.

✅ LEPIEJ: Z KRYTERIAMI

Zadanie: “Popraw formularz kontaktowy”

ZADANIE JEST UKOŃCZONE GDY:

☐ Formularz waliduje email (sprawdza format)
☐ Formularz waliduje nr telefonu (tylko cyfry, min 9 znaków)
☐ Po wysłaniu pokazuje komunikat “Dziękujemy”
☐ Przetestowane na Chrome, Firefox, Safari
☐ Wdrożone na produkcję
☐ Manager zaakceptował (Anna sprawdziła i dała OK)

Teraz WSZYSCY wiedzą, kiedy zadanie jest gotowe.

💡 ZASADA:

Zrób checklistę. Jeśli możesz zaznaczyć ✅ przy każdym punkcie – zadanie jest skończone.

Kiedy dzielić zadania na mniejsze

Czasem zadanie jest za duże. I wtedy przytłacza.

Siedzi w backlogu tygodniami. Miesiącami. Nikt się za nie nie zabiera, bo “to taki potwór”.

🚨 Kiedy zadanie jest ZA DUŻE?

Zadanie jest za duże jeśli:

Nie da się go zrobić w 1-2 dni (dla jednej osoby)
Wymaga pracy kilku osób z różnych działów
Ma wiele niezależnych kroków (można je robić osobno)
Nikt nie wie od czego zacząć (bo jest zbyt ogólne)
Blokuje inne zadania (trzeba najpierw X, potem Y, potem Z)

📦 Jak dzielić zadania? (Metoda 5 kroków)

Krok 1: OKREŚL CEL KOŃCOWY

Pytanie: “Co chcę osiągnąć?”

Przykład:
Zamiast: “Zrobić nową stronę”
Lepiej: “Uruchomić landing page do kampanii, żeby zbierać leady”

Krok 2: WYPISZ WSZYSTKIE KOMPONENTY

Pytanie: “Co musi się stać, żeby to było gotowe?”

Przykład dla landing page:

Design strony
Copywriting (teksty)
Kodowanie (frontend)
Formularz zapisu
Integracja z mailingiem
Hosting i domena
Testy
Wdrożenie

Krok 3: PODZIEL NA PODZADANIA

Każdy komponent = osobne zadanie.

Przykład:

Zadanie główne: “Landing page do kampanii”

Podzadania:

“Projekt graficzny landing page (Desktop + Mobile)”
“Napisać teksty: nagłówek + 3 sekcje + CTA”
“Zakodować stronę (HTML/CSS/JS)”
“Stworzyć formularz zapisu (email + imię)”
“Podpiąć formularz do Mailchimp”
“Kupić domenę i ustawić hosting”
“Przetestować na urządzeniach (Chrome, Safari, mobile)”
“Wdrożyć na produkcję”

Krok 4: USTAL KOLEJNOŚĆ (Dependencies)

Pytanie: “Co musi być najpierw?”

Przykład:

Najpierw design → potem kodowanie
Najpierw formularz → potem integracja z mailingiem
Na końcu testy → i wdrożenie

Niektóre zadania można robić równolegle (np. design i copywriting).

Krok 5: PRZYPISZ I MONITORUJ

Każde podzadanie = osobna osoba (lub zespół)
Każde ma swój termin
Każde ma kryteria ukończenia

Teraz zamiast jednego potwora masz 8 małych zadań.

I nagle projekt się rusza.

💡 ZASADY DZIELENIA ZADAŃ

Zasada 1: Zadanie = max 2 dni pracy

Jeśli zajmuje więcej – podziel dalej.

Zasada 2: Jedno zadanie = jeden output

“Zaprojektować stronę” ≠ “zaprojektować + zakodować + wdrożyć”

Zasada 3: Zadanie musi być “gotowe”

Unikaj zadań typu “zacząć coś”. Zamiast tego: “Skończyć X”.

Zasada 4: Używaj czasowników akcji

✅ “Napisać”, “Zakodować”, “Przetestować”
❌ “Pomyśleć o”, “Zastanowić się nad”

🎯 Przykład: Zadanie przytłaczające vs podzielone

❌ PRZED (przytłaczające):

“Zrobić nowy system CRM”

Nikt nie wie od czego zacząć. Zadanie leży 3 miesiące.

✅ PO (podzielone):

Epic: “System CRM”

Faza 1: Research

“Zebrać wymagania od zespołu sprzedaży (call 1h)”
“Przeanalizować 3 gotowe rozwiązania (Pipedrive, HubSpot, Salesforce)”
“Stworzyć porównanie (tabelka: funkcje, ceny, integracje)”

Faza 2: Decyzja

“Spotkanie decyzyjne: wybór systemu (1h, zarząd + sales)”

Faza 3: Setup

“Kupić licencje (10 userów)”
“Skonfigurować konta użytkowników”
“Zaimportować bazę klientów z Excela”
“Ustawić pipeline sprzedażowy (etapy: lead → oferta → negocjacje → zamknięcie)”

Faza 4: Szkolenie

“Nagrać tutorial wideo (15 min)”
“Przeprowadzić szkolenie dla zespołu (2h)”

Faza 5: Wdrożenie

“Tydzień testowy (team używa równolegle ze starym systemem)”
“Zbieranie feedbacku + poprawki”
“Pełne przejście na nowy CRM”

Teraz zamiast “gigantycznego projektu” masz 13 konkretnych zadań.

Każde da się zrobić. Każde ma właściciela. Każde można ✅.

Jak wdrożyć system dobrych zadań w praktyce

Wiesz już JAK tworzyć dobre zadania.

Teraz pytanie: jak to wdrożyć w życie?

📖 Historia transformacji

🏢 FIRMA X: PRZED I PO

PRZED (chaos):

Zadania opisane jednym zdaniem

50% czasu zespołu szło na pytania “a co miałeś na myśli?”

Projekty opóźnione średnio o 40%

Frustracja, konflikty, rotacja pracowników

CO ZROBILI:

Stworzyli prosty szablon zadania (tytuł + 6 pytań)

Nikt nie mógł stworzyć zadania bez wypełnienia wszystkich pól

Na początku narzekali (“to trwa za długo!”)

Po miesiącu przestali narzekać

PO (system):

Każde zadanie kompletne od razu

80% mniej pytań typu “co miałeś na myśli”

Projekty realizowane 2x szybciej

Ludzie przestali zostawać po godzinach żeby “coś doprecyzować”

Koszt wdrożenia: 2 godziny szkolenia
Oszczędności: ~200 godzin miesięcznie w zespole 10-osobowym

🚀 Plan wdrożenia (krok po kroku)

KROK 1: Zacznij od siebie (1 tydzień)

Nie próbuj zmieniać całej firmy od razu.

Akcja:

Przez tydzień wszystkie swoje zadania opisuj wg szablonu
Zobacz ile czasu oszczędzasz (mniej pytań, szybsze wykonanie)
Zbierz przykłady “przed vs po”

KROK 2: Pokaż zespołowi (spotkanie 30 min)

Akcja:

Pokaż 2-3 przykłady: jak opisywałeś zadania PRZED vs JAK teraz
Pokaż dane: ile pytań było PRZED, ile jest TERAZ
Zaproponuj: “Spróbujmy przez tydzień wszyscy”

Nie mów: “Musicie tak robić”
Powiedz: “Przetestujmy, zobaczmy czy to pomaga”

KROK 3: Stwórzcie szablon (1 godzina)

Zróbcie wspólnie szablon dostosowany do waszej firmy.

Może u was zamiast 6 pytań wystarczy 4?
Może potrzebujecie dodatkowe pole “budżet”?

Akcja:

Workshop z zespołem (1h)
Ustalcie: jakie pola są OBOWIĄZKOWE
Wpiszcie szablon do waszego narzędzia (ClickUp / Asana / Jira / Notion)

KROK 4: Test 2 tygodnie

Akcja:

Wszyscy używają nowego szablonu przez 2 tygodnie
Na koniec: retrospektywa (co działa? co nie?)
Poprawki w szablonie jeśli trzeba

KROK 5: Wdrożenie na stałe

Jeśli zespół widzi efekty – wprowadzacie to na stałe.

Akcja:

Szablon staje się standardem
Nowe osoby w zespole dostają mini-szkolenie (15 min)
Co 3 miesiące: przegląd (“czy nadal to działa?”)

🎯 Jak przekonać szefa / zespół?

Jeśli mówisz:
“Musimy lepiej opisywać zadania”

Usłyszysz:
“Nie mamy na to czasu”

Zamiast tego powiedz:

“Tracę 10 godzin tygodniowo na pytania o szczegóły zadań.
To 40 godzin miesięcznie = cały tydzień pracy.

Chcę przetestować system, który te 10 godzin zwróci.
Dasz mi 2 tygodnie na test?”

Mówisz językiem OSZCZĘDNOŚCI, nie “jakości”.

Szefowie rozumieją czas i pieniądze.

💡 Najczęstsze wymówki (i jak je zbić)

Wymówka 1: “To trwa za długo”

Odpowiedź:
Opisanie zadania wg szablonu = 5 minut.
Rozplątywanie nieporozumień później = 2 godziny.

Wolisz 5 minut teraz czy 2 godziny później?

Wymówka 2: “Wszyscy i tak wiedzą o co chodzi”

Odpowiedź:
NASA też myślała że wszyscy wiedzą. Stracili $327 milionów.

Poza tym: a jak ktoś nowy dołączy? A jak Ty pójdziesz na urlop?
Zadanie musi być zrozumiałe bez Ciebie.

Wymówka 3: “Mamy już narzędzie, po co zmieniać”

Odpowiedź:
Nie chodzi o narzędzie. Chodzi o sposób opisywania.

Możecie mieć najlepsze narzędzie na świecie – jeśli zadania są opisane “zrób to”, to i tak będzie chaos.

🛠️ Narzędzia które pomogą

Nie potrzebujesz drogich narzędzi. Wystarczy:

Darmowe / Tanie:

Trello (free, proste)
Notion (free do 10 osób)
Asana (free do 15 osób)
ClickUp (free, bardzo rozbudowane)

Płatne (dla dużych firm):

Jira (dla software)
Monday.com (dla wszystkich branż)
Linear (dla produktowych teamów)

Ale możesz zacząć nawet od:

Excel / Google Sheets
Notes / Apple Notes
Kartki (tak, papierowe)

Liczy się SYSTEM, nie narzędzie.

Bonus: Prompt AI do tworzenia zadań

Korzystasz z ChatGPT, Claude, lub innego AI?

Możesz użyć tego promptu, żeby AI pomogło Ci stworzyć idealne zadanie krok po kroku.

🤖 PROMPT: Asystent Tworzenia Zadań

Skopiuj i wklej to do ChatGPT / Claude:

Jesteś ekspertem od zarządzania projektami.
Pomożesz mi stworzyć dobrze opisane zadanie.

Zadawaj mi pytania PO KOLEI (jedno na raz), żeby zebrać wszystkie potrzebne informacje:

1. Jaki jest cel tego zadania? (Co chcemy osiągnąć?)
2. Co dokładnie trzeba zrobić? (Konkretne kroki)
3. Dlaczego to robimy? (Jaki problem rozwiązujemy?)
4. Kto ma to zrobić? (Lub kogo można zapytać o pomoc)
5. Kiedy to ma być gotowe? (I dlaczego wtedy?)
6. Jak poznamy że zadanie jest ukończone? (Kryteria)
7. Czy są jakieś materiały pomocnicze? (Linki, screeny, dokumenty)
8. Jaki jest priorytet? (Pilne / Ważne / Normalne / Kiedyś)

Po zebraniu odpowiedzi – stwórz kompletny opis zadania w formacie:

---
TYTUŁ: [czasownik] + [co] + [efekt]

OPIS:
CO: ...
DLACZEGO: ...
KTO: ...
KIEDY: ... (powód: ...)
KRYTERIA UKOŃCZENIA:
☐ ...
☐ ...
☐ ...

MATERIAŁY: ...
PRIORYTET: ...
---

Zacznij od pierwszego pytania.

📝 PRZYKŁAD UŻYCIA PROMPTU

Ty:

[wklejasz prompt powyżej]

AI:

Świetnie! Pomogę Ci stworzyć dobrze opisane zadanie.

Pytanie 1: Jaki jest cel tego zadania? Co chcemy osiągnąć?

Ty:

Chcemy stworzyć newsletter dla klientów o nowej promocji Black Friday

AI:

Rozumiem.

Pytanie 2: Co dokładnie trzeba zrobić? Jakie są konkretne kroki?

Ty:

Napisać tekst emaila, zaprojektować grafikę, ustawić wysyłkę w systemie mailingowym

AI:

Jasne.

Pytanie 3: Dlaczego to robimy? Jaki problem rozwiązujemy lub jaką szansę wykorzystujemy?

Ty:

Black Friday to najlepszy moment sprzedażowy w roku, chcemy zmaksymalizować przychody

(itd… AI zadaje kolejne pytania)

AI na końcu:

---
TYTUŁ: Przygotować i wysłać newsletter Black Friday do bazy klientów VIP

OPIS:

CO:
- Napisać tekst emaila (300-500 słów, ton: ekscytujący ale profesjonalny)
- Zaprojektować grafikę header (600x200px, kolory: czarny + złoty)
- Ustawić wysyłkę w Mailchimp (segment: klienci VIP, 5000 osób)

DLACZEGO:
Black Friday to 40% rocznych przychodów. Newsletter musi wyjść przed konkurencją.

KTO:
- Tekst: Kasia (copywriter)
- Grafika: Tomek (designer)
- Wysyłka: Anna (marketing manager)

KIEDY:
Do wysłania: 20 listopada, 8:00 rano (bo statystyki pokazują najlepsze otwarcia o tej porze)

KRYTERIA UKOŃCZENIA:
☐ Tekst zaakceptowany przez managera
☐ Grafika w brandbooku firmy
☐ Test wysyłki do 5 osób (sprawdzenie jak wygląda)
☐ Harmonogram w Mailchimp ustawiony
☐ Backup: jedna osoba ma dostęp na wypadek problemów

MATERIAŁY:
- [link] Wyniki z zeszłorocznej kampanii BF
- [link] Brandbook
- [załącznik] Screeny newsletterów konkurencji

PRIORYTET: WAŻNE (ma deadline, ale mamy jeszcze tydzień)
---

GOTOWE! Masz kompletne zadanie w 2 minuty.

💡 Kiedy używać AI do zadań?

✅ Świetne gdy:

Masz ogólny pomysł, ale nie wiesz jak go ustrukturyzować
Zapominasz o jakichś elementach (AI Cię prowadzi)
Chcesz szybko stworzyć kilka zadań (template)

❌ Nie używaj gdy:

Zadanie jest super proste (“kup mleko 2%”)
Masz już wszystko w głowie i szybciej Ci napisać samemu

Twój szablon do skopiowania

Możesz skopiować to i wkleić wszędzie – do ClickUp, Asany, Trello, Notion, a nawet do zwykłej kartki lub SMS-a.

┌─ SZABLON IDEALNEGO ZADANIA ────────────────────────────────────────────┐
│                                                                         │
│ TYTUŁ:                                                                  │
│ [Czasownik] + [co] + [jaki efekt]                                      │
│                                                                         │
│ OPIS:                                                                   │
│                                                                         │
│ 1. CO trzeba zrobić?                                                   │
│    [konkretny opis działania]                                          │
│                                                                         │
│ 2. DLACZEGO to robimy?                                                 │
│    [problem do rozwiązania / cel do osiągnięcia]                       │
│                                                                         │
│ 3. KTO to robi / kogo zapytać?                                         │
│    [osoba odpowiedzialna + kontakt do pytań]                           │
│                                                                         │
│ 4. KIEDY to ma być gotowe?                                             │
│    [data + powód dlaczego wtedy]                                       │
│                                                                         │
│ 5. JAK poznamy że GOTOWE?                                              │
│    ☐ [kryterium 1]                                                     │
│    ☐ [kryterium 2]                                                     │
│    ☐ [kryterium 3]                                                     │
│                                                                         │
│ 6. MATERIAŁY:                                                           │
│    [linki, screeny, pliki, notatki ze spotkań]                         │
│                                                                         │
│ PRIORYTET: [Pilne / Ważne / Normalne / Kiedyś]                         │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Jak zacząć?

Nie musisz od razu wszystkiego zmieniać.

Zacznij od jednego:

KROK 1: Następne zadanie które tworzysz – użyj szablonu

KROK 2: Zobacz ile czasu zaoszczędzisz

(mniej pytań, szybsze wykonanie)

KROK 3: Jak zobaczysz że działa – pokaż to zespołowi/partnerowi/rodzinie

KROK 4: Stopniowo wprowadzaj wszędzie

To jak z ćwiczeniami. Na początku wydaje się że “to tyle wysiłku”.
Po miesiącu to nawyk. Po 3 miesiącach nie wyobrażasz sobie życia inaczej.

Ostatnia rzecz

Zapamiętaj to:

Jasne zadanie to nie “formalność”.
To nie “biurokracja”.
To nie “strata czasu na pisanie”.

To inwestycja.

5 minut więcej na początku = godziny zaoszczędzone później.
Dla Ciebie. Dla zespołu. Dla wszystkich dookoła.

NASA mogła uratować $327 milionów.
583 ludzi mogło przeżyć katastrofę w Tenerife.
Ty możesz uniknąć kłótni o mleko.

Wszystko zaczyna się od pytania:

“Czy osoba która to czyta, ma WSZYSTKIE informacje żeby to zrobić?”

Jeśli odpowiedź brzmi NIE – dopisz brakujące.

Jeśli odpowiedź brzmi TAK – jesteś gotowy.

Powodzenia.

I pamiętaj: następnym razem jak piszesz “kup mleko”, dodaj “2% bez laktozy”. 😉

ŹRÓDŁA I LINKI DO BADAŃ

Badania o kosztach złej komunikacji:

Project Management Institute (PMI):

PMI Pulse of the Profession (różne edycje)
Główna strona badań: https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pulse
“The Essential Role of Communications” – badanie o $75M ryzyku na każdy miliard wydany na projekty
56% projektów upada przez nieefektywną komunikację

McKinsey & Company:

“The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies” (2012)
Link do raportu: https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy
PDF (Executive Summary): https://www.mckinsey.com/~/media/mckinsey/industries/technology%20media%20and%20telecommunications/high%20tech/our%20insights/the%20social%20economy/mgi_the_social_economy_executive_summary.pdf
Produktywność spada o 20-25% w firmach ze słabą komunikacją wewnętrzną

Polskie badania:

icomms.pl – “Ile firmy kosztuje nieefektywna komunikacja wewnętrzna?” (2022)
https://icomms.pl/ile-firmy-kosztuje-nieefektywna-komunikacja-wewnetrzna/
~50,000 PLN straty na pracownika rocznie
Pracownicy tracą 7,5h tygodniowo na rozplątywanie nieporozumień

Historyczne katastrofy:

NASA Mars Climate Orbiter (1999):

Oficjalna strona misji: https://science.nasa.gov/mission/mars-climate-orbiter/
Guinness World Records: https://www.guinnessworldrecords.com/world-records/101255-most-expensive-metric-imperial-conversion-error
Koszt: $327.6 milionów

Katastrofa w Tenerife (1977):

Aviation Safety Network (oficjalna baza katastrof lotniczych)
583 ofiary śmiertelne – największa katastrofa lotnicza w historii
Główna przyczyna: nieporozumienie komunikacyjne między pilotem a wieżą kontroli lotów

Dodatkowe źródła:

O dzieleniu zadań:

ActiveCollab: “How to break down tasks into manageable pieces” – https://activecollab.com/blog/project-management/break-down-tasks
The Digital Project Manager: “How To Break Down Tasks In Projects Like A Pro” – https://thedigitalprojectmanager.com/productivity/how-to-break-down-tasks/

Dokument stworzony: 2025
Licencja: Możesz swobodnie używać, modyfikować i udostępniać z podaniem źródła